Projekt informatizacije poduzeća više ne predstavlja egzotičan zahvat u koji su se samo najhrabriji spremni upustiti, već nužnost opstanka, razvoja i kontinuiranog unaprjeđenja u specijaliziranom segmentu poslovanja.
Vrijeme brzih i nepredvidivih promjena na tržištu, konstantni pritisak klijenata s jedne, konkurencije s druge i dobavljača s treće strane, povećanje kompleksnosti poslovanja samo su neki od čimbenika koji tjeraju poduzeća da neprestano razvijaju mehanizme promptnog reagiranja, a sve u svrhu ostvarivanja postavljene vizije i strategije.
Trend koji je izuzetno popularan zadnjih nekoliko godina je kupovina gotovih „plug & play“ programskih rješenja za podršku poslovanju kojima je tržište preplavljeno. Takva rješenja su prikladna za jednostavne sustave s jednostavnim poslovnim procesima i procedurama rada, ali danas su takvi rijetki.
Tržište sve više zahtijeva rješenja prilagođena specifičnim poslovnim procesima i poslovnim pravilima, visoko fleksibilna i spremna na trenutne odgovore na promjene u poslovnoj okolini i/ili zakonskoj regulativi.
Zamka u koju upadne većina je shvaćanje informatizacije poduzeća kao kupovinu programskog rješenja od dobavljača, koji će isto doći instalirati i održati obuku i time bezbolno završiti isporuku. Naručitelj je zadovoljan jer je dobio novo programsko rješenje brzo i uz niske troškove, ali još nije svjestan karika koje nedostaju, a te su cjelovitost i prilagođenost programskog rješenja specifičnostima poslovanja poduzeća odnosno dodana vrijednost poduzeću i kontinuirano unaprjeđivanje istog.
Prevladavanje navedene zamke moguće je postići postojanjem svjesnosti značenja projekta informatizacije. Projekt informatizacije poduzeća više ne predstavlja egzotičan zahvat u koji su se samo najhrabriji spremni upustiti, već nužnost opstanka, razvoja i kontinuiranog unaprjeđenja u specijaliziranom segmentu poslovanja. Ključni faktori uspjeha „borbe“ s informatizacijom su jasna percepcija projekta informatizacije, shvaćanje obuhvata i utjecaja iste na poduzeće i nužnih koraka koje je potrebno poduzeti u svrhu smanjenja rizika neuspješnosti cjelokupnog projekta.
Prvi problem koji odmah na početku cjelokupne priče treba raščistiti što informatizacija nije te što ona zaista predstavlja.
informatizacije je teško definirati u jednoj rečenici, ali sama suhoparna definicija i nije najvažnija, već činjenice koje karakteriziraju navedeni pojam.
Slika 1. prikazuje pogled visoke razine na projekt informatizacije uključujući kritične faktore uspjeha i faktore ograničenja korištenjem IDEF0 metamodela (IEEE Std 1320.1-1998)
Slika 1. Općeniti pogled na projekt informatizacije korištenjem IDEFO metamodela
Ulaz (input) predstavlja temelj za pokretanje projekta informatizacije, tj. vodilju cjelokupnog projekta. Projekt informatizacije je poduhvat kojeg karakterizira unikatnost, složenost i visoka razina rizika uspješnosti realizacije, a temelj za pokretanje istog je jasna slika kako ostvariti željeno stanje poduzeća u budućnosti (TO-BE stanje). Obzirom da ulaz predstavlja temelj i glavnu vodilju cjelokupnog projekta informatizacije, nije ni potrebno posebno naglašavati važnost i osjetljivost kvalitete odrađivanja ovog koraka. Razlika između objektivne slike postojećeg stanja (situacijska analiza, AS-IS stanje) i željene slike budućeg stanja je preduvjet definiranja cjelokupnog strateškog plana i inicijativa za postizanje istog. Realizacija projekta informatizacije predstavlja sveobuhvatnu promjenu postojećeg načina rada poduzeća i utječe na sve segmente poslovnog sustava. Tek ukoliko je strateški plan pravilno definiran, moguće je definirati zahtjeve i potrebe za projektom informatizacije, te ocijeniti potrebitost, opseg i pravovremenost istog.
Primjeri iz dosadašnje prakse pokazuju da se poduzeća najčešće odlučuju na pokretanje projekta informatizacije u situacijama kada:
a) poslovanje postaje složeno do mjere kada više nije moguće kvalitetno kontrolirati promjene koje se svakodnevno događaju u svim segmentima poduzeća
b) vrijeme za odlučivanje o nužnim potezima u poslovnoj okolini postaje sve kraće, a input za takve odluke se bazira na rezultatima složenih analiza i trenutnoj reakciji
c) su resursi u poduzeću ograničeni i njihova je stručna iskoristivost nedovoljna radi zauzetosti operativnim procedurama i birokracijom
d) poslovanje prerasta mogućnosti postojeće IT podrške
Mehanizmi predstavljaju kritične faktore uspjeha projekta odnosno realizatore istog. Neizostavni ključni faktori uspjeha projekta informatizacije su definitivno ljudi uključeni u projekt.
Ukoliko je projekt vrhunski definiran, a:
a) uprava poduzeća nije prezentirala svrhu poduhvata, koristi koje će isti donijeti i ne pruža kontinuiranu potporu realizaciji, projekt neće uspjeti;
b) ključni korisnici pružaju otpor i ne žele promjenu postojećeg stanja, projekt neće uspjeti;
c) nije odabran pouzdan i sposoban IT partner koji će svojim stručnim znanjem i iskustvom zajedno s poduzećem realizirati postavljene projektne ciljeve, projekt neće uspjeti.
Sve spomenute interesne skupine su ključ cjelokupne priče vezane uz projekt informatizacije poduzeća. Ljudi su ti koji će osmisliti željenu sliku budućnosti, koji će definirati opseg posla, izvršavati svaki korak istog i na kraju ubirati plodove realizacije.
Obzirom na broj ljudi u projektu, veliki broj informacija koje kolaju, zadataka koje je potrebno napraviti, zahtjeva koje je potrebno uskladiti, dogovora koje je potrebno postići, problema koje je potrebno riješiti, postojanje osobe koja će sve navedeno držati na okupu, usklađivati i kontrolirati je neizbježna – to je funkcija i glavna odgovornost voditelja projekta (Project Manager).
Uloga voditelja projekta je dugo vrijeme smatrana nepotrebnom radi neshvaćanja što ona doista znači. Prilikom odluke o pokretanju projekta informatizacije, poduzeće mora također imati viziju osobe koja je dovoljno upoznata sa cjelokupnim poslovanjem i razumije cilj projekta, sposobna upravljati ljudskim resursima (projektnim timom) po pitanju motivacije i kvalitete obavljenog posla, organizirana po pitanju upravljanja vremenom i troškovima, snalažljiva po pitanju nepredviđenih situacija te pouzdana po pitanju donošenja odluka. Poduzeće, ukoliko želi uspjeti u svom planu, mora pronaći takvu osobu te ukoliko je to osoba iz samog poduzeća, istoj osigurati vrijeme, novac i resurse za kvalitetno obavljanje posla.
Voditelj projekta od strane poduzeća je osoba koja će biti glavni komunikacijski kanal između samog poduzeća, IT partnera i trećih strana koje se mogu pojaviti u projektu. Nakon imenovanja voditelja projekta od strane poduzeća, potrebno je odabrati IT partnera. Naglasak je na IT partneru, a ne dobavljaču programa – zašto? Upravo iz razloga što je projekt informatizacije strateški projekt visoko kritičan za poslovanje poduzeća u budućnosti i poslovno rješenje kao izlazni rezultat cijelog projekta nije proizvod, niti završena priča, već temelj za budućnost i kontinuirano unaprjeđenje. Pogrešno je voditi se mišlju da IT partnera treba pronaći prema prihvatljivosti cijene i kratkom vremenu isporuke. IT partner također ima vrlo važnu ulogu u budućoj slici poduzeća.
Osnovni kriteriji odabira IT partnera trebali bi uključivati:
a) povjerenje da će odabrani partner biti „odskočna daska“ u cjelokupnom projektu informatizacije, tj. da će Vam svojim znanjem, iskustvom, sposobnošću, te razumijevanjem Vaše vizije pomoći u ostvarenju ciljeva;
b) sposobnost praćenja i odgovaranja na moderne trendove u informacijsko - komunikacijskoj tehnologiji, a u svrhu kontinuiranog unaprjeđenja podrške Vašem poslovanju;
c) stručnost i profesionalnost odrade posla u poslovnoj i tehnološkoj domeni.
Kontrola predstavlja vanjske faktore ograničenja koju uvjetuju opseg i smjer projekta. Zakonodavstvo, poslovno okruženje, te trendovi i mogućnosti informacijsko – komunikacijske tehnologije predstavljaju tri vrlo značajna faktora ograničenja čiji je utjecaj na samu realizaciju projekta velik i neizbježan.
Primjeri iz prakse:
a) zakonodavstvo, npr.: „Želim ured bez papira – sve neka bude u računalu“ – nije ostvarivo jer zakon nalaže postojanje papirnatih dokaza tijeka poslovne dokumentacije;
b) poslovno okruženje, npr.: „Želim svojim dobavljačima slati narudžbe isključivo e-mailom“ – nije ostvarivo jer neki Vaši dobavljači ne podržavaju navedeni način rada
Faktori ograničenja predstavljaju „dozu realnosti“ razmišljanja o budućim funkcionalnostima podržanih informacijsko – komunikacijskim tehnologijama.
Sam projekt informatizacije može se grubo opisati kao fazna realizacija ulaznih parametara uzimajući u obzir specifičnosti mehanizama i ograničenja koja su zadana kontrolama, a u svrhu postizanja željenog izlaza.
Prije samog pokretanja projekta, potrebno je isti definirati u suradnji s odabranim IT partnerom. Samo definiranje projekta je složen proces čiji izlazni rezultati moraju biti precizno definirani sljedećim parametrima:
Opseg posla (projekta);
Opseg projekta informatizacije, pojednostavljeno rečeno, definira skup funkcionalnosti koje će se vidjeti kao izlazni rezultat cjelokupnog projekta. Loše definiran opseg je sigurno jedan od glavnih razloga nezadovoljstva rezultatima realizacije projekta ili neuspjeha cjelokupnog projekta što je trend koji u značajnom postotku prati projekte informatizacije na svjetskoj razini. Definiranje opsega je prva „bitka svjetova“ iz koje uključene strane trebaju izaći kao pobjednici što dovoljno jasno opisuje težinu i kritičnost izvedbe. U ovoj se fazi po prvi put susreću dva svijeta – poduzeće kao predstavnik poslovnog svijeta i IT partner kao predstavnik svijeta „mistične“ informatike, koji zajednički trebaju postići dogovor kako računalno – podržanim sustavom pružiti podršku živom poslovnom sustavu. Jedna od čestih pogrešaka koja se radi u ovoj fazi su pokušaji poslovnog svijeta da „komuniciraju s informatičarima tako da ih ovi razumiju“, kao, npr.: „U tom tvom programu želim kućicu koju ću ja kliknuti i onda će mi program sam rasporediti troškove carine.“
To je pristup koji treba izbjegavati jer se poslovni svijet „miješa“ u posao čije samo izvođenje ne zna i ne treba znati. Takvim razmišljanjem se ograničava u definiranju funkcionalnosti koje su mu potrebne jer razmišlja o operativnim detaljima, a ne stvarnoj funkcionalnosti koja mu je potrebna te ograničava i svog IT partnera da prema stvarnim potrebama pomogne i osmisli i bolje izvedbeno rješenje.
Pravilan pristup definiranju opsega od strane poslovnog svijeta treba biti vođen onim što u trenutnom poslovanju nedostaje, ograničava i troši resurse, kao i vizija poduzeća u budućnosti. Pristup poput:“Zakon me traži da predajem financijske izvještaje u određenom formatu, a za prikupljanje i obradu podataka za isti trenutno trošim X sati i X ljudi.
Možete li mi pomoći?“ ili „Želim kontrolu i ograničenja davanja rabata u prodaji jer trenutno vlada kaos i moguće su pogreške i manipulacije cijenama, što mi predlažete?“ su pitanja čije će rješavanje u budućnosti zbilja pridonijeti funkcionalnosti poslovnog sustava, tj. stvorit će dodanu vrijednost poduzeću. Pristup realiziran na ovaj način će pravilno definirati opseg, a Vašem IT partneru će dati dovoljno prostora za osmišljavanje najboljeg mogućeg izvedbenog rješenja. Također, česta pogreška prilikom definiranja opsega je shvaćanje informatizacije kao automatizacije odnosno kao rješenja koje će izvršavati poslovne procese umjesto poslovnog sustava. Zahtjeve poput: „Ja želim da program sam naručuje robu od dobavljača prema formuli koju napišem, ali da shvati kad se u podacima za formulu pojavi anomalija i onda tu anomaliju ne uvrsti...“ nije čak danas ni nemoguće automatizirati, ali nema nikakvog smisla i to ne predstavlja informatizaciju. Poslovno rješenje, odnosno informacijski (računalno-podržan) sustav se oslanja na uređen poslovni sustav, poslovni sustav oblikuje i mijenja isti i daje mu nužne inpute radi uporabljivosti outputa. Stvarni ljudi koji će raditi s poslovnim rješenjem i realni poslovni procesi koje će poslovno rješenje podržavati ne mogu se izostaviti iz cjelokupne priče pokušajem automatizacije. Kakve god komplicirane algoritme osmislili za automatizaciju osnovnih poslovnih procesa, nećete uspjeti automatizirati znanje, iskustvo, stručnost i sposobnost čovjeka koji odrađuje tzv. inteligentni dio posla. Informacijski sustav nije inteligentan već je to rješenje koje ugrađenom poslovnom logikom prima ulaze iz okoline, obrađuje iste, a u svrhu davanja pravovaljanog izlaza temeljem kojeg korisnik može dobiti nužne informacije za donošenje odluka i reagiranje. Upravo radi toga, kad procjenjujete funkcionalnosti koje su Vam potrebne, trebali bi se voditi mišlju kako čovjeku koji će koristiti informacijski sustav napraviti dobru podlogu za obavljanje posla i donošenje odluka, a ne kako ga zamijeniti automatizacijom. U prethodno navedenom primjeru automatizacije naručivanja robe od dobavljača, pravilnije bi bilo postaviti zahtjev na sljedeći način: „Trenutno mi djelatnici u nabavi gube X sati na prikupljanje operativnih podataka koji su im nužni za naručivanje robe od dobavljača, tako da im vrlo malo vremena ostaje za onaj dio posla za koji su mi stvarno potrebni. Želim da im program omogući uvid u nužne podatke na jednom mjestu pomoću kojih će oni lakše odlučivati oko detalja nabave.“ Još jedna važna stvar na koju treba obratiti pažnju i uzeti u obzir prilikom definiranja opsega je da se „kuća gradi od temelja“, što znači u svom viđenju rezultata informatizacije najveću pažnju posvetite „temeljima“ Vašeg poslovanja, odnosno srži poslovanja. Tek kada su zdravi temelji postavljeni i isti su funkcionalni možete razmišljati o nadogradnjama i daljnjim unaprjeđenjima.
Vrijeme i troškovnik potrebni za realizaciju projekta
Nakon što ste zajedno s Vašim IT partnerom definirali opseg projekta, partner bi Vam trebao dati procjenu vremena i troškova potrebnih za realizaciju projekta. U tom trenutku ćete uvidjeti da realizacija projekta iziskuje velika novčana sredstva i dug vremenski period i tu opet dolazi do nesporazuma i sumnje u isplativost cijelog poduhvata. Vjerojatno ćete željeti dobiti povoljnije uvjete, što vremenski, što troškovno, i tu će doći do sljedeće bitke Vas i Vašeg IT partnera. U svom pregovaranju morate voditi računa o tzv. trokutu vrijeme-trošak-kvaliteta, odnosno kako promjena u jednom faktoru trokuta utječe na ostala dva faktora. Npr., vrijeme izvedbe projekta Vam je neprihvatljivo dugo i zahtijevate od IT partnera da projekt realizira u kraćem periodu. Ukoliko želite da izlazni rezultat bude na očekivanoj razini kvalitete, povećavate trošak izvedbe IT partneru jer on mora uložiti dodatan, neplaniran napor da bi isporučio ugovorene funkcionalnosti (npr. angažirati dodatne ljude, prekovremeni rad i sl.). Ukoliko Vam je pak neprihvatljivo platiti višu cijenu izvedbe, morate biti svjesni da kvaliteta isporuke neće biti na očekivanoj razini. Isto vrijedi za bilo koju kombinaciju.
Nakon što se krenuli u realizaciju projekta IT partner bi Vas trebao voditi kroz sve faze realizacije no to ne znači da se Vaš angažman smanjuje. Štoviše, kod same realizacije Vaš angažman je kritičan jer ste Vi ti koji će IT partnera „usmjeravati na pravi put“ i u suradnji s njim oblikovati poslovni model Vašeg sustava, izvršiti validaciju modela informacijskog sustava, testirati prototip, prolaziti obuku i na samom kraju projekta koristiti isporučeno poslovno rješenje. U realizaciji projekta će ključnu ulogu igrati voditelji projekata s Vaše i strane Vašeg IT partnera, ali uz pomoć svih interesnih skupina.
Izlaz (output) predstavlja krajnji rezultat realiziranog projekta. Ukoliko su svi prethodni koraci pravilno definirani i kvalitetno odrađeni, krajnji rezultat bi trebalo biti funkcionalno i upotrebljivo poslovno rješenje koje će pružati podršku srži poslovanja Vašeg uređenog poslovnog sustava. Ukoliko neki od prethodnih koraka nije napravljen ili nije napravljen na pravovaljan način, doći ćete do situacije kada niti Vi, niti Vaš IT partner nećete vidjeti jasnu točku završetka projekta jer ćete biti nezadovoljni što niste dobili nešto, nešto i nešto, a Vaš IT partner će biti nezadovoljan jer prema njegovom viđenju nešto, nešto i nešto niste niti ugovorili. Zato je najvažnije zapamtiti da će jedino precizno definirani inputi rezultirati traženim outputima.
Isporučeno poslovno rješenje za podršku poslovanju trebalo bi predstavljati samo temelj za budućnost. Nakon što ste „izgradili kuću, možete ju početi uređivati“, tj. u suradnji s Vašim IT partnerom razmišljati o budućnosti i kako stalno izvlačiti nešto više od informatizacije. Vi ste ti koji će IT partneru stavljati ideje na stol što se poslovnog aspekta tiče, a IT partner bi trebao biti taj koji će s Vama raspraviti Vaše ideje, realizirati iste i kontinuirano Vas „tjerati“ naprijed svojim novim spoznajama u trendovima i mogućnostima informacijsko-komunikacijske tehnologije.
Možda će Vam se sve navedeno činiti kao nemoguća misija radi količine iznesenih informacija, upozorenja i koraka koje trebate poduzeti, ali se nadam da sam Vas ovom pričom osvijestila o značaju i utjecaju projekta informatizacije na sve segmente Vašeg poduzeća. Realizacija ovog projekta nije jednostavna, svjetske statistike prikazuju poražavajuće rezultate uspješnosti ovakvih projekata, ali projekt informatizacije realiziran na pravovaljan način donosi izuzetnu dodanu vrijednost i dobiti u svakom segmentu poslovanja. Upravo radi tog skupa dobiti i dodane vrijednosti pitanje informatizacije se danas iz formulacije „hoćemo li se u to upustiti?“ mijenja u „kad ćemo se u to upustiti?“. Na kraju Vam mogu reći da sigurno neće biti lako, više ćete puta dići ruke od svega i preispitivati ispravnost svoje rizične odluke, ali ukoliko zaista ustrajete u naumu i dopustite da se projekt „zahukta“ nakon određenog vremena i mnogo truda gotovo sigurno ćete ubirati plodove Vašeg truda i ulaganja.
U svakom opisanom koraku Vam želim mnogo strpljenja i mudrosti, te Vam naglašavam da nikad ne izgubite iz vida cilj koji ste si na početku postavili. Taj cilj će Vas uvijek vratiti na pravi put, a predanost istom će Vam dati dodatnu snagu potrebnu za prevladavanje svih prepreka na putu do uspješne realizacije projekta informatizacije!
O autorici: Mia Živković, dipl.inf., diplomirala je na Fakultetu organizacije i informatike u Varaždinu na temu „Povezivanje metoda za modeliranje poslovnih procesa s metodama za dizajn aplikacije“. U tvrtku Omega software dolazi na poziciju poslovnog konzultanta te vrlo brzo napreduje i postaje voditelj projekata implementacije za privatni i javni sektor.
Sukladno usmjeravanju ka primjeni projektnog pristupa posjeduje IPMA Level D, međunarodno priznati certifikat od strane International Project Management Association te planira daljnju stručnu specijalizaciju kako na ovom tako i na području od posebnog interesa - poslovno savjetovanje.
