Prilagođavanje poslovanja tvrtke računalnim programima stvar je prošlosti. Tvrtke danas očekuju informatička rješenja koja će se u potpunosti prilagoditi specifičnostima njihovog poslovanja.
Iz tog razloga, uloga informatičkog konzultanta u projektu informatizacije poslovanja od sve je veće važnosti. Zadaća konzultanta je postupnim smanjivanjem razine apstrakcije premostiti jaz između jezika korisnika i jezika programera, odnosno poslovne i informatičke perspektive nekog rješenja.
Za potrebe ovog članka, uzet ćemo vrlo jednostavan primjer imaginarne tvrtke „Alfa d.d.“ koja želi informatizirati svoj prodajni proces.
Analiza poslovnih procesa
Prvi korak u modeliranju informatičkog rješenja je analiza poslovnih procesa. Poslovni proces predstavlja sliku poslovanja tvrtke i opisuje njenu poslovnu potrebu. Ako bismo uvođenje informatičkog rješenja u neku tvrtku usporedili s izgradnjom kuće, analiza poslovnih procesa bila bi ekvivalentna izgradnji temelja. Bez obzira na to koliko dobro programeri odrade svoj posao, ukoliko nije provedena kvalitetna analiza poslovnih procesa, postoji vrlo velika mogućnost da se krajnje rješenje neće adekvatno uklopiti u cjelokupni poslovni proces, udovoljiti specifičnim potrebama klijenta i zbog toga neće ostvariti glavni cilj – maksimalno povećanje učinkovitosti poslovanja tvrtke.
Nakon temeljite analize i brojnih dugotrajnih sastanaka i razgovora s upravom tvrtke „Alfa d.d.“, definiran je poslovni proces kojeg je potrebno informatizirati. Prodajni proces započinje zahtjevom klijenta koji traži izradu ponude za neki artikl. Nakon toga, tvrtka mu izrađuje ponudu. Ukoliko se klijent odluči za kupnju na temelju te ponude potrebno mu je izdati robu i račun za tu robu.
Poslovni proces može se opisati tekstualno ili grafički. Svaki od tih načina ima svojih prednosti i nedostataka pa se preporučuje koristiti onaj koji je najprikladniji u pojedinom slučaju. Kombinacija oba načina opisivanja pokazala se dobrom praksom, pogotovo kod složenijih poslovnih procesa. Prednost teksta nad grafičkim prikazom je u mogućnosti detaljnijeg i točnijeg opisa procesa, svih njegovih specifičnosti i poslovnih pravila, dok je grafički prikaz pregledniji i egzaktniji, lakše ga je shvatiti i jednostavnije uočiti mjesta koja je možda potrebno malo bolje analizirati i opisati. Razni su načini grafičkog opisivanja poslovnih procesa, a jedan od najpopularnijih je korištenje nekog od UML dijagrama. Prodajni proces tvrtke „Alfa d.d.“ tekstualno opisan u prethodnom paragrafu, grafički je prikazan na dijagramu 1. 
Za uvećani prikaz kliknite na graf.
Izrada scenarija korištenja
Sljedeći korak u smanjivanju razine apstrakcije je raščlanjivanje poslovnog procesa na manje cjeline i on predstavlja svojevrstan most između poslovne i informatičke perspektive. Da bismo se što više približili samoj izvedbi informatičkog rješenja, potrebno je detaljno opisati pojedine dijelove poslovnog procesa koji uključuju interakciju sa sustavom. Tako opisani dijelovi nazivaju se scenariji korištenja.
Prilično je teško povući granicu između toga na kojoj razini apstrakcije završava poslovni proces, a počinje scenarij korištenja, ali je pri modeliranju sustava važno imati na umu ključnu razliku između ova dva pojma – poslovni proces opisuje poslovnu, dok se scenarij korištenja odnosi na informatičku, odnosno sistemsku perspektivu.
Prodajni proces tvrtke „Alfa d.d.“ mogli bismo raščlaniti na tri scenarija korištenja – izrada ponude, izdavanje robe i izrada računa. Ako promotrimo opisani poslovni proces možemo vidjeti da je nakon izrade ponude sljedeći logičan korak kupnja robe, odnosno izrada računa. Budući da su koraci povezani, u informatičko rješenje korisno je uključiti i mogućnost kopiranja podataka s ponude na račun kako djelatnici ne bi trebali dva puta ručno upisivati iste podatke o klijentu i artiklima. Iz ovog jednostavnog primjera može se vidjeti da razumijevanje poslovnog procesa može uvelike pridonijeti uočavanju dodatnih funkcionalnosti, koje je često jednostavno informatički izvesti, a klijentu mogu pružiti veliku dodanu vrijednost.
Scenarije korištenja također je moguće opisati tekstualno ili grafički. Kao i kod poslovnih procesa, često je najbolje koristiti kombinaciju oba pristupa. Na dijagramu 2 grafički je prikazan scenarij korištenja izrade ponude tvrtke „Alfa d.d.“.
Za uvećani prikaz kliknite na graf.
Iz dijagrama se može vidjeti da scenarij korištenja pruža detaljan opis procesa izrade ponude i prilično se približava logici programskog koda.
Iako mnogi preskaču definiranje poslovnih procesa i odmah pristupaju izradi scenarija korištenja, to nije preporučljivo. Bez razumijevanja poslovne perspektive postoji velika mogućnost da krajnje rješenje neće zadovoljiti poslovnu potrebu klijenta. Drugim riječima, izradom scenarija korištenja bez potpunog razumijevanja poslovnog procesa možda ćemo ispravno riješiti problem, ali je moguće da nismo rješavali ispravan problem.
Trend izrade informatičkih rješenja „po mjeri“ korisnika doveo je do toga da uspješnost projekta informatizacije poslovanja ili dijela poslovanja neke tvrtke uvelike ovisi o kvaliteti konzultanta. Dobar konzultant treba imati teorijska i/ili praktična znanja o poslu kojim se tvrtka bavi, kako bi razumio njezine procese i aktivno sudjelovao u njihovom definiranju s korisnikom, ali i poznavati mogućnosti tehnologije i informatičku logiku kako bi mogao sudjelovati u samoj izradi rješenja.
 Autor članka Ivan Majetić obavlja posao junior konzultanta u tvrtki Omega software.
|
