Hrvatska javnobilježnička komora najavila je kako će svi javnobilježnički uredi u Hrvatskoj od sljedećeg ljeta biti u mogućnosti provoditi službene radnje bez fizičke prisutnosti stranaka u javnobilježničkim uredima.
To znači da sve fizičke i pravne osobe, ukoliko ne mogu doći u ured javnog bilježnika, bilo to zbog osobnih razloga ili udaljenosti, mogu uz tehničke pretpostavka propisane zakonom i poslovnikom s javnim bilježnikom komunicirati na daljinu i realizirati elektroničku javnu ispravu u punom smislu te riječi. Zakonsku i podzakonsku podlogu kreira Ministarstvo pravosuđa i uprave u suradnji s HJK.
Sama službena radnja biti će provođena uz najviše mjere pravne i računalne sigurnosti. Princip rada je usvojen po modelu prihvaćenom za javne bilježnike u Saveznoj Rrepublici Njemačkoj, koji je tehnički i pravno veoma zahtjevan, ali daje i najbolje i najsigurnije rezultate.
Naime, kod javnih bilježnika se poduzimaju radnje koje su od velike važnosti za stranke, bilo da se tiču nekretnina, trgovačkih društva, oporuka ili ostavina. Novim sustavom rada, javni bilježnici će moći na daljinu utvrditi identitet stranke i što je jednako važno utvrditi i njezinu pravu i ozbiljnu volju u pogledu namjeravanog pravnog posla. Istim putem javni bilježnik će i savjetovati stranke u pogledu posljedica onog što žele poduzeti te im razjasniti koje mogućnosti razni zakoni predviđaju kao moguće rješenje baš za njihovu pravnu situaciju. Na daljinu će biti moguće rezervirati termin sastanka s javnim bilježnikom, te provesti i pripremne sastanke i radnje, kako bi dokument koji će temeljem toga postupka nastati, bio zakonit i sukladan zahtjevu i potrebama stranaka.
Rad javnih bilježnika na daljinu biti će realiziran kroz posebnu aplikaciju povezanu sa sustavom eNotar u kojem rade svi javni bilježnici još od samog početka 2018. godine. Stranke će se nalaziti s javnim bilježnikom u takozvanoj „sigurnoj virtualnoj sobi“, bez rizika gubitka privatnosti i podataka, uz videokomunikaciju svih uključenih strana. Biti će im predočen dokument kojeg javni bilježnik sastavlja i tumači te ga prilagođava njihovim konkretnim potrebama. Stranke će se identificirati trostrukim sigurnosnim mjerama: videokonferencijom, uvidom javnog bilježnika u njihovu fotografiju iz službene evidencije i e-potpisom najviše sigurnosne razine koju predviđa eIDAS direktiva.
Elektronička isprava koja nastane takvim radom javnih bilježnika, biti će od strane javnih bilježnika upućena prema potrebama konkretnog posla: od zemljišne knjige ili sudskog registra i Porezne uprave pa do drugih javnih evidencija. Građani će na ovaj način biti oslobođeni obilaženja raznih šaltera, a što su javni bilježnici dijelom već postigli i radom na papiru.
U pripremi je i uskoro se očekuje i povezivanje sa javnobilježničkim sustavima u drugim članicama EU, te će se kroz sustav EUdoc među bilježnicima moći razmjenjivati dokumenti. To je posebno važno za dostavu javnobilježničkih punomoći.
Oni građani koji nisu digitalno pismeni i opremljeni moći će i kod rada na daljinu doći u ured javnom bilježniku i tu se po potrebi uključiti u videokonferenciju s onim sudionicima koji će biti dislocirani.
Prema riječima predsjednice Komore Zvjezdane Rauš Klier ovaj projekt i njegova realizacija su nastavak digitalizacije javnobilježničke službe. „Sama Javnobilježnička komora, kao i svi njeni članovi ulažu mnogo vremena i resursa u razvitak digitalne platforme za rad na daljinu, ali i u povećanje razine pravne sigurnosti. Uz ovaj projekt nedavno smo, u suradnji s Ministarstvom pravosuđa i uprave RH, uveli i sustav e-Ovrha s ciljem modernizacije ovršnog postupka korištenjem e komunikacije i elektroničkih obrazaca“ ističe Rauš Klier.
